Para a criação de um programa, é necessário seguir os seguintes passos:
A criação, ou melhor, a instituição de um Programa de Extensão na UERJ é realizada por um Ato Executivo Administrativo da Reitoria (AEDA). Neste site existem alguns exemplos Programas de Extensão e suas de AEDAs. Para verificar, basta clique aqui. Ao ver a listagem de programas, clique no código do Programa.
O procedimento de criação do Programa de Extensão segue os seguintes passos:
1. Primeiro, para se ter um Programa de Extensão, pelo menos 3 Projetos de Extensão Ativos da Unidade Acadêmica devem concordar em compor a proposta. Se os 3 projetos tiverem o mesmo coordenador, este encaminha a proposta de criação do Programa ao DEPEXT. Mas se tiver 2 ou mais coordenadores, cada um deles tem que encaminhar uma carta dizendo que concorda em participar do Programa que será criado.
2. Na proposta, também devem constar: Resumo do Programa, Justificativa para sua criação, o nome do Coordenador do Programa e a Minuta do Ato Executivo. Esta última pode ser montada com base nas AEDAs dos Programas de Extensão que existem no site do DEPEXT. A sugestão é verificar qual AEDA se adéqua melhor ao seu caso e utilizá-la como modelo.
3. Essa proposta deve ser submetida ao Conselho Departamental da Unidade Acadêmica. Na ata dessa reunião do conselho, tem que constar os Projetos de Extensão que farão parte do Programa e a aprovação de criação do Programa pela Unidade.
4. Toda essa documentação, incluindo a ata do Conselho Departamental, deve ser então encaminhada ao DEPEXT, que analisará a proposta.
5. Se tudo estiver de acordo, o DEPEXT encaminha a proposta com a documentação para a PR-3/SR-3, que após dar seu aval, a remete para a reitoria, para o Reitor assinar.
Todo esse procedimento deverá ser encaminhado ao DEPEXT via SEI (Sistema Eletrônico de Informações).